美高梅游戏官网网站-4858线路登录中心学生档案管理暂行办法

2016-04-27

        为适应美高梅学生档案管理工作的需要,实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化,确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性,充分发挥学生档案在学生管理工作的作用,特制定本办法。

        一、学生档案管理的基本概念

        学生档案是指学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,是学生在校学习、生活、成长的真实记录,是用人单位对毕业生进行人事管理的重要依据。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档,提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。

        二、学生档案管理原则

        1、根据学院学生工作二级管理原则,学生档案由各院(部)指派专人负责归档及管理,辅导员应积极做好所带班级学生档案材料的收集工作。学校将定期或不定期地组织有关部门对各院(部)学生档案管理工作进行检查或抽查。

        2、学生档案管理人员应相对稳定,工作中要坚持原则,忠于职守,严守保密纪律,不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。

        3、学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理,据实立档,据实用档,对所收集的材料,一定要做到材料齐全,内容真实,签署完备。 

        4、学生档案保管范围: 在籍学生的档案由各院(部)负责保管;毕业生留存的档案由学生工作处档案室负责保管。

        5、毕业生档案可在学生处档案室免费保管两年,两年后一律转入人才交流中心托管。期间,学生也可以自行将档案托管人才交流中心或转入用人单位。

        三、学生档案归档内容

        1、高考档案:含高中毕业生登记表、入团(党)材料等(高考档案袋应一并归入);

        2、新生军训鉴定表;

        3、学生基本情况登记表;

        4、学生操行考核表(一学期一张);

        5、学生学籍变动材料:包括学生休学、停学、退学、复学的有关申请材料及文件;

        6、学生在校期间的各种奖惩材料:奖励限校级及校级以上(含奖学金及各类先进个人奖励等);处分为记过以上(含记过,若撤销处分后应立即将已入档的处分材料剔除);

        7、学生在校期间党团籍材料:包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子材料、思想汇报、外调材料和转正申请等(入党材料由各系院在学生毕业前到组织人事处领取后归档);

        8、毕业生档案材料:包括学生成绩登记表、毕业生登记表、学生实习鉴定表等;

        9、国家助学贷款有关资料;

        10、报到证;

        11、其它有关材料。

        四、学生档案归档时间

        1、新生入学后,各院(部)统一收取新生上交的高中档案,档案若未到,由各院(部)持通知学生向学生原所在学校索取。

        2、各院(部)接收新生档案后,更换学校统一下发的档案袋,根据班级、学号等对新生档案进行审核、整理、编号。新生档案的建档工作自新生入学之日起一学期内完成。

        3、学生在校期间各种校级奖惩材料及学籍变动材料,于文件下发之日起一个月内归档。

        4、学生入团材料,于学校团委批准之日起一个月内归档;学生入党材料由各院(部)在学生毕业前到组织人事处领取后归入档案。

        5、毕业生登记表、学生成绩登记表、实习实训鉴定表、国家助学贷款有关资料等毕业生档案材料于6月24日前归档。

        6、学生成绩单统一由学校教务处打印后下发到各院(部),应届毕业生报到证由招生就业处统一办理后下发到各院(部);

        7、其他各类材料要及时收集,及时归档。

        五、毕业生档案的管理

        1、毕业生档案由各院(部)于6月30日前移交学生工作处(电子版和纸质版清单各一份),同时填写《学生档案移交表》,表格需移交人、所在院(部)书记签字并加盖院(部)公章,学生处接收、检查后密封,统一存放至学生档案室。档案资料未整理完整的不得密封。

        2、学生参加工作后欲提取毕业生档案,根据《中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知(人社部发[2014]90号)》文件精神,档案须通过机要交通或派专人送取,严禁个人自带档案转递。如学生档案转入人才市场,学生必须持人才市场调档函和毕业证原件到学生处办理调档手续,学生档案由学生处统一到机要局通过机要件的形式转递至人才市场;如学生档案转入学生所在单位,学生必须持单位人事部门介绍信及本人毕业证原件到学生处办理调档手续,以单位同意的方式将档案转递至学生所在单位。

        3、为方便学生就业,学院对未落实工作单位的学生可为其暂时免费保留档案1年,1年之后打回原籍。

        六、学生档案管理要求

        1、归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写,除传真件需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。

        2、档案整理过程中,要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内,材料名称要求填写完整、规范,并且保持内外名称一致、顺序一致,具体材料以时间先后为序,档案资料不得涂改。

        3、归档材料要真实、客观、全面、及时,合乎规范,严禁粗制滥造,敷衍塞责。

        4、管理人员要经常检查学生档案,防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象。

        5、档案管理人员如发生工作变动,应及时做好档案的交接手续。

         6、各院(部)要完善档案管理硬件设施,提高档案保管与存放的条件,以确保档案管理的安全性、严肃性、保密性。

        七、学生档案查(借)阅规定

        1、各院(部)主管学生工作的党团干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案的,须办理登记手续后方可查(借)阅学生档案。

       2、借阅档案人员要遵守保密制度,不得私自复印、拍照,不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。

        3、借阅的档案要妥善保管,不得遗失,不得交给无关人员翻阅或自行转借,不得转交他人代为归还。

        4、毕业学生档案,原则上只能查阅,若有特殊情况需借阅档案,必须经学生处批准。

        5、校外单位因工作需要查阅学生档案时,必须由二人同时持单位介绍信,出具有关身份证明,说明查询内容及目的,经主管领导批准后方可在校内查阅。

        6、任何人不准借阅其亲属的档案。

        本办法自公布之日起执行,解释权在学生工作处。凡以往规定与本办法相抵触的,以本办法为准。

         附:《学生档案移交表》

 

 

                                   

 

                                                                                                                                美高梅游戏官网网站-4858线路登录中心

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学生档案移交表

系(院):                专业班级:                           辅导员:

 

 

 

 

姓 名

 

高 考

档 案

 

新生

军训鉴定表

 

基本情况登记表

 

 

报到证

 

奖惩材料

 

党团材料

毕业生登记表

 

学生

成绩单

实习实训鉴定

 

操行考核表(6张)

 

 

助学贷款材料

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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